たかが事務と侮るべからず

こんにちは、事務員上がりの鈴木くんです。

よもや自分が事務職に就くことがあろうとは思いませんでしたが、なんだかんだ事務的なスキルも大事だなって今さらながら思います。

最近では技術の発達で自動化される仕事の代表格に挙げられますが、それが浸透するのなんて当分先なわけですから、まだまだ事務的な職業は能力は求められるんではないかと感じてるわけです。

「俺たちが売上出してるから飯が食えてる」なんて営業職は言いますが、裏方も侮っちゃいけません。

愛嬌だって立派なスキル

事務方で最も人目につくであろう受付の仕事。

事務処理のスキルという面では、本職の事務方ほど養う場もありませんし、恐らく劣っているかと思います。

そんな受付に特に求められるんじゃないかというのが愛嬌。

訪問者に失礼なく、かつ好感を持てる対応が必要とされます。

「可愛けりゃいいんだろ」なんて言われたら返す言葉もございませんが、これも立派なスキルだと思っています。

事務的三種の神器「電話」「Word」「Excel」

一般的な会社であればほとんどの人が使っていますが、事務的には欠かせません。

電話

電話対応は事務に限ったことではありませんが、営業担当などと異なり、直接会ったことのない相手とのやりとりも多いですから、慎重かつ丁寧な対応が求められます。

法律事務所に関して言えば、お客さん（依頼者）と直接の接点を持つのは弁護士ですが、依頼者からの電話に最初に出るのは事務方です。

事務員の電話対応が悪ければ弁護士にクレームが飛ぶこともありますし、そのまま弁護士や事務所のイメージにつながります。

（テンプレみたいな言い方ですが、わりとマジです。）

いらぬところで損をしないよう、事務方なりの丁寧な対応が必要です。

Word

文書を作る際に最も使うんじゃないかというWord。

「たかが書類作るだけのソフトだろ」なんて思ってるあなたにはパワーボムです。

書類は大方誰かに見せるもの。

「自分が分かればいい」なんて作り方をしていたら痛い目見るかも。

文章を打つ以上、誤字脱字への注意はもちろんのこと、インデントやヘッダー・フッターなどを含めたレイアウトに気を配る必要があります。

文書をきっちり作れるのも立派なスキルですよね。

Excel

事務的ツールで一番苦戦するのがExcelじゃないでしょうか。

データ入力だけならまだしも、関数使ったりピボットかけて集計取ったりするとなると調べたり覚えたりの手間が必要になることでしょう。

またWordにも言えることですが、ショートカットキーをどれだけ使えるかというところも事務作業に直結します。

恐らく知識や経験で最も差が出るところですし、このへんを使いこなせることこそ、事務が事務たる所以かなと思ってます。

役者と裏方がいてこそ仕事は成り立つ

事務が裏方なら、営業や弁護士は表舞台に立つ役者です。

役者が役者として活躍できるために裏方はその業務に努めますし、裏方がいるからこそ役者が活躍できます。

表に出る人が仕事を獲得してきて、それを事務がサポートし、管理する。

どちらかがテキトーになっていいことはきっとないはず。

「営業はうんたらかんたら」「事務はうんたらかんたら」なんて互いが互いにどうこう言うかもしれませんが、どっちもいるから企業や事務所は成り立っているんだよねってふと思い立った５月でした。